Einleitung
Überblick – Verschiedene Excel-Plugins von SAP
Kurze Erinnerung an die verschiedenen Tools, die von SAP zur Verfügung gestellt werden:
- Analysis for Office (AfO) – Plugin für BW, aber auch für SAC möglich, da aber nur für Kontenmodelle (welche nicht mehr unterstützt werden)
- Analysis for Office (AfO) – SAC Edition – wie AfO, jedoch Lizenz und Login über SAC-Konto
- SAP Analytics Cloud Plugin für Microsoft Excel
Weitere Details, wann SAP den Einsatz welcher Tools empfiehlt, finden Sie in den folgenden Blogs:
- Geschichte und verschiedene technische Hintergründe: Link
-
Wann sollte welches Plugin verwendet werden? Link
Wenn Sie auf der Suche nach einem Excel-Frontend für SAC sind, können Sie das klassische AfO-Tool ausprobieren. Dieses funktioniert aber nur für das veraltete Kontenmodell. Somit kann AfO auf Dauer nicht wirklich als Excel-Frontend für SAC genutzt werden. Deshalb muss das SAC-Add-In verwendet werden!
Ein Argument von SAP, warum sie ein komplett neues Add-In erstellt haben, anstatt die Funktionen des bestehenden AfO-Tools zu erweitern, ist, dass das neue Add-In zusätzlich die Excel-Ausführung im Browser unterstützt.
Ein guter Ausgangspunkt für das Erlernen des Umgangs mit diesem Tool ist der SAP Learning Hub: Link
Kurze Geschichte
Allgemeines Erscheinungsbild und Bedienung des SAC Excel Plug-Ins
Die Installation des Tools über den Microsoft App Store, das Hinzufügen einer Tabelle und die Eingabe von Planwerten ist unkompliziert. Es muss nur aus dem Microsoft App Store heruntergeladen werden. Nach der Installation finden man ein neues Ribbon. Nach dem Anmelden an einen SAC Tenant wählt man ein Datenmodell aus und fügt die Dimensionen hinzu – schon ist der erste Bericht fertig.
Mit Hilfe von Formeln kann man der Arbeitsmappe weitere Funktionen hinzufügen. Die Kontexthilfe von Excel unterstützt einen gut dabei, die Formeln in der richtigen Syntax zu schreiben. Nicht sehr gut beschrieben in der Dokumentation ist, wie die Eigenschaften der BW-Dimensionen in den Formeln angesprochen werden (z.B. Groß- und Kleinschreibung, nur Element oder als attribute.dimension)
Das aktuelle Verhalten wird im folgenden SAP-Hinweis beschrieben: Link
Eine bessere Beschreibung der Verwendung mit einem Beispiel findet man in dieser Community-Diskussion: Link
Einfaches Planungsszenario
Auch Datenaktionen sind unkompliziert. Man wählt einfach die Funktion im Menüband: „Planning Starter“. Dann wird eine Schaltfläche im Design-Panel hinzugefügt. Nun können die Datenaktion und ggf. die Variablen ausgewählt werden.
Standardmäßig sind alle eingegebenen Tabellen eingabebereit. Man kann direkt mit der Dateneingabe beginnen. Um die Daten zu verarbeiten und zu speichern, müssen die folgenden Schritte ausgeführt werden (das Verhalten ist ähnlich wie beim AfO Plugin):
- Daten verarbeiten. Nachdem die Daten verarbeitet wurden, werden geänderte Zellen in einer anderen Farbe angezeigt, wie im Web-Frontend
- Wenn wir mehr als eine Tabelle haben, müssen wir einen Schritt weiter gehen, um die Aktualisierung aller Tabellen auszulösen
- Anschließend können wir entscheiden, ob wir die Daten veröffentlichen oder die Änderungen rückgängig machen möchten
Nutzen für ein einfaches Planungsszenario
Die Umsetzung einfacher Planungsszenarien ist simpel.
Komplexes Planungsszenario
Werfen wir nun einen Blick auf ein komplexeres Planungsszenario. Bei diesem Szenario würde man eine Excel-Oberfläche anstelle der Browser-Oberfläche bevorzugen. Schauen wir uns an, wie weit wir mit dem Add-On in diesem Szenario kommen.
Wir gehen von folgenden Anforderungen aus:
- Es sind viele Kombinationen zu planen und die Liste ist zu lang, um im Browser angenehm verarbeitet zu werden
- Wir haben bereits einige Vorkalkulationen in Excel und möchten diese mit dem Planungslayout verknüpfen
Um den Benutzern die Handhabung zu erleichtern, soll in diesem Szenario eine Arbeitsmappe mit den folgenden Funktionen erstellt werden:
- Nach dem Öffnen der Excel-Datei soll man mit einem eigenen Button die Daten aktualisieren können. Dazu benötigen wir eine Skriptsprache, um die Funktionalität aus dem Menüband mit der benutzerdefinierten Schaltfläche in der Arbeitsmappe zu verknüpfen
- Eine Tabelle mit Referenzspalten und eingabebereiten Spalten, die Referenzspalten anzeigen, die deutlich als NICHT eingabebereit gekennzeichnet sind
- Erfassen von neuen Zeilen, z.B. für eine neue Kunden-Material-Kombinationen. Einfügen von mehreren Zeilen aus einer anderen Excel Tabelle
- Starten der Verarbeitung und Speichern der Daten über einen eigenen Button. Auch für diese Anforderung bräuchten wir eine Skriptsprache.
Für Benutzer, die nicht häufig mit dem Plugin arbeiten, ist es viel einfacher, eine benutzerdefinierte Schaltfläche zu haben, anstatt ihnen zu erklären, wo die Funktionalität im Menüband zu finden ist.
Status der erforderlichen Funktionalitäten
| Titel (mit Link) | Status | Kommentar |
| Unterstützung für Office-Script-APIs |
Geplant (langfristig) Eingereicht August 2021 nächste Aktualisierung Q1/2025 |
Um die Funktionalität verschiedener Schaltflächen / Formeln in einem Button zu gruppieren, ist die Unterstützung einer Skriptsprache erforderlich. Microsoft drängt auf die Skriptsprache. Aber es scheint, dass SAP auf Microsoft wartet …, |
| Visualisierung gesperrter Datenzellen im Excel O365 Add-In |
Geplant (langfristig) Eingereicht am Apr. 2022 Nächste Aktualisierung Q3/2025 |
Vielleicht finden Sie einen Workaround mit einigen Excel-Funktionen und Text in der Kopfzeile |
| Planen (Kopieren-Einfügen) mehrerer neuer Zeilen in einer Tabelle (direkt in SAC) |
Geplant (langfristig) Eingereicht Aug. 2021 Nächste Aktualisierung Q1/2025 |
Das Hinzufügen mehrerer neuer Zeilen direkt in die SAC ist nicht möglich. In der SAC gibt es nun einen Workaround mit Datei-Upload (seit Q3 2024) |
| SAP Analytics Cloud Excel Add-In (SAC) – Mitglied hinzufügen |
Geplant (langfristig) Eingereicht Juni 2022 Nächste Aktualisierung Q1/2025 |
Neue Zeilen im Excel-Plugin sind nur mit der Anzeige von nicht gebuchten Zeilen möglich (Hoffentlich kann man mit geeigneten Filtern die Anzahl der Zeilen auf ein sinnvolles Maß einschränken.) oder mit der Funktion SAP.SETDATA (siehe unten) |
| Aktivieren des benutzerdefinierten Planungsbereichs im Excel-Add-In |
Geplant (langfristig) Eingereicht am März 2023 Nächste Aktualisierung Q3/2024 |
Das klingt nur nach technischer Relevanz. Es ist jedoch sehr wichtig, wenn man auf einer großen Datenbasis plant. Ohne diese Funktion habe ich Performance-Probleme oder das Ganze ist gar nicht mehr möglich |
| Das SAC Excel Add-in erlaubt keine Veröffentlichung von Daten nach Version wie in SAC Story |
Vorgelegt Eingereicht Juni 2024 |
Dies kann relevant sein, wenn man mit mehreren Versionen in der Excel-Tabelle arbeitet |
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Sprung vom SAC Data Analyzer zum SAP Analytics Cloud Add-in für MS Office 365 |
Anerkannt Eingereicht Mai 2024 |
Der Wechsel vom SAC-Datenanalysator zum Excel-Plugin würde dazu beitragen, die Akzeptanz des Add-Ins zu erhöhen und Benutzern bei komplexen Anfragen zu helfen |
Workaround für neue Zeilen
Falls dies nicht möglich ist, z.B. bei einem Attribut mit vielen Stammdaten, für das keine gute Hierarchieauswahl zur Verfügung steht, müssen Sie nach anderen Optionen suchen.
Eine Möglichkeit wäre, die (seit Q3 2024) verfügbare Datei-Upload-Funktion im Browser zu nutzen. Natürlich müssten Sie die Excel-Oberfläche verlassen, aber mit einem bestimmten Link kann dies eine mögliche Lösung sein.
Eine weitere Lösung wäre, mit Formeln zu arbeiten. Könnten wir diese Formeln verwenden, um neue Zeilen zu erstellen? Prinzipiell ist das möglich, ob das aber eine benutzerfreundliche Eingabe ermöglicht, muss man selbst entscheiden.
Hier eine Anleitung:
- Verwenden der Formel
SAP.SETDATAzum Erstellen neuer Kombinationen - Formel
SAP.GETDIMENSIONFILTER, damit der Benutzer die erforderlichen IDs für die neue Kombination auswählen kann.
Mit der Formel SAP. SETDATA können Werte für jede Kombination von Attributen geändert werden, einschließlich der Erstellung einer neuen Kombination. Es müssen jedoch alle Attribute angeben werden. Normalerweise kennt der Benutzer die IDs nicht auswendig und möchte sie eintippen. Man kann die Dimensionsfilterformel verwenden, damit der Benutzer das Attribut auswählen kann. In der SETDATA-Formel verlinken wir dann auf diese ausgewählte ID. Man muss nur darauf achten, dass der Benutzer nur einen Artikel auswählt!
Da wir wollen, dass der Benutzer nicht nur das ausgewählte Element sieht, für das eine neue Zeile erstellt werden soll, verwenden wir zwei Tabellen.
Der folgende Screenshot zeigt dieses Szenario bei der Auswahl eines Produkts. Man muss sicherstellen, dass „Nicht gebuchte Elemente anzeigen“ ankreuzt sind!
Nachdem der neue Wert eingegeben wurde, Daten verarbeiten und Daten aktualisieren gedrückt wurde, sehen die Werte wie folgt aus. In diesem Screenshot sehen wir auch die Formel SETDATA und wie die Produktauswahl mit der SETDATA-Formel verknüpft ist:
Verwendung für ein komplexes Planungsszenario
Keine unserer Anforderungen an ein komplexes Planungsszenario wird derzeit unterstützt. Sie stehen aber auf der Wunschliste der SAP. Falls Sie nicht darauf warten können, dass SAP diese Funktionen implementiert, müssen Sie prüfen, ob Sie darauf verzichten können, oder Sie müssen einen anderen Workaround finden.
Schlussfolgerung
Erstellt im November 2024
